1. Z dokumenti
strokovno organizacijske narave, ki jih prejme zaposleni, ambulanta,
služba ali OE je potrebno ravnati v skladu s tem navodilom.
1.1. V vsaki
ambulanti, službi in OE je vodja ambulante ali službe dolžan določiti
odgovorno osebo za ravnanje z dokumenti in njegovega namestnika
za čas odsotnosti.
1.2. Odgovorna
oseba za ravnanje z dokumenti na ravni OE je praviloma glavna
sestra. Glavna sestra OE vodi seznam odgovornih oseb za ravnanje
z dokumenti po posameznih ambulantah in službah. Vsako spremembo
ji je potrebno sporočiti najkasneje v enem tednu. Koordinira in
nadzira ravnaje z dokumenti in ima pravico vpogleda v sezname
dokumentov, ki jih določa to navodilo.
1.3. Odgovorna
oseba zbira veljavne dokumente, jih arhivira v za to namenjen
fascikel in vodi seznam veljavnih dokumentov. Novo prispeli dokument
opremi z žigom ambulante, označi z dnevom prejema, vloži v fascikle
in zavede na seznam dokumentov. Ostale člane tima seznani s prejemom
dokumenta, tiste, ki jim je dokument namenjen, pa tudi z vsebino.
Stare dokumente ob preklicu izloči iz zbira veljavnih dokumentov.
1.4. Veljavni
dokumenti so dokumenti, ki jih je izdal direktor zavoda ali strokovni
vodja zavoda, oziroma jih je odobril direktor zavoda ali direktor
OE. Drugi dokumenti, ki se nanašajo na organizacijo in izvajanje
dela zaposlenih, po zavodu ne morejo krožiti.
1.5. Pri
svojem delu ste se dolžni ravnati po zakonskih predpisih in veljavnih
dokumentih. V primeru nejasnosti veljavnost preverite pri vodji
službe ali odgovorni osebi OE.
2. Dokumenti
z medicinsko vsebino (zdravniški izvidi, odpustnice, laboratorijski
izvidi), morajo biti opremljeni z datumom prejema, pregledani
in podpisani s strani zdravnika v roku enega dneva, kronološko
vloženi v bolnikov zdravstveni karton in označeni z zaporedno
številko.
2.1. Odgovorna
oseba v ambulanti prejete dokumente z medicinsko vsebino datira
z dnem prejema in vloži v (posebno) mapo, kjer se hranijo nerazrešeni
dokumenti z medicinsko vsebino. Mapo se hrani na stalnem mestu,
ki je dostopno zdravniku in odgovorni osebi, vendar zavarovano
pred nepooblaščenimi osebami.
2.2. Zdravnik
je dolžan dnevno pregledati prispele dokumente, na vidnem mestu
s podpisom potrditi seznanjenost z njimi, jih sam ali preko odgovorne
osebe kronološko vloži v zdravstveni karton in opremi z zaporedno
številko (npr. 3/99). Oštevilčenje naj teče od 1. 1. 99 dalje
nepretrgano z dodatno letnico prejema. Stare dokumente je priporočljivo
urediti kronološko (če to že ni opravljeno) in oštevilčiti. V
urejenem zdravstvenem kartonu bosta tako nastali dve skupini oštevilčenj.
Zdravnik ali odgovorna oseba lahko kronološko urejene dokumente
oštevilčita z enotnim nizom, če to zmoreta v skopem času, ki je
namenjen posameznemu bolniku.
2.3. Dokumente,
ki ne sodijo k nobenemu bolniku v ambulanti, je potrebno na najkrajši
možni način predati odgovorni osebi te ambulante. Če gre za dokument,
namenjen zdravniku druge OE ali celo izven OZG, se dokument preda
odgovorni osebi OE, ki zablodeli dokument posreduje naslovniku
ali v primeru neznanega naslovnika nazaj pošiljatelju.
2.4. V primeru
zdravnikove odsotnosti nad pet dni odgovorna oseba dnevno pokaže
nadomestnemu zdravniku, da ugotovi, če je potrebno ukrepanje pred
ponovnim nastopom dela osebnega zdravnika.
2.5. Za pričakovane
dokumente, ki bi utegnili vplivati na odločanje v času njegove
odsotnosti, lahko osebni zdravnik opozori odgovorno osebo, da
v njegovi odsotnosti nadomestni zdravnik še posebej budno spremlja
določene dokumente (npr. TSH, teste na boreliozo ipd.).
3. Pohvale,
pripombe, predloge, pritožbe in pobude bolnikov zbira odgovorna
oseba, jih arhivira in vodi seznam le-teh.
3.1. Seznam
pohval, pripomb, predlogov, pritožb in pobud (5 P) mora biti na
zahtevo dostopen komisiji za strokovni nadzor, glavni sestri,
direktorju OE, strokovnemu vodji in direktorju.
3.2. Odgovorna
oseba enkrat letno ali na zahtevo imenovanih v prejšnjem stavku
posreduje poročilo o številu 5 P in načinu reševanja.
3.3. Če gre
za pritožbo strokovne narave, jo je odgovorna oseba nemudoma,
oziroma najkasneje v petih dneh posredovati vodji službe.
4. Dokumenti
s strokovno medicinsko vsebino (napotnice, recepti, naročilnice,
predlogi), ki zapuščajo ambulanto in/ali zavod, morajo biti opremljeni
z datumom izstavitve, žigom ambulante in zdravnika ter podpisom
zdravnika. Vsaka izdaja takega dokumenta mora biti označena na
ustreznem mestu v zdravstvenem kartonu bolnika.
4.1. Naročilo
za patronažni obisk mora bit jasno vpisano tudi pod P (plan zdravljenja)
ali Th. (terapija po starejšem protokolu zapisovanja v zdravstveni
karton).
4.1.1. N
naročilnici morata biti izpisani diagnoza in šifra stanja, zaradi
katerega je patronažna sestra napotena na obisk. Določena mora
biti vsebina nalog in časovno trajanje od kdaj do kdaj naj se
te naloge izvajajo ter njihova pogostost (npr. 3 krat tedensko).
4.1.2. Nepopolno
izpolnjenje naročilnice so neveljavne in jih patronažne sestre
ne bodo niti sprejemale niti izvrševale.
4.2. Napotnice
na ZK I. stopnje morajo biti izstavljene pred iztekom prvih 30
delovnih dni, oziroma pred iztekom datuma določenega s strani
ZK I. stopnje.
4.2.1. Vsebovati
morajo diagnozo in šifro stanj(a), zaradi katerih osebni zdravnik
predlaga podaljšanje bolniškega staleža.
4.1.2. Kratek
opis stanja ob predstavitvi mora biti toliko izčrpen, da se da
iz njega sklepati na upravičenost nadaljevanja odsotnosti in predloga
osebnega zdravnika. Navedba trenutne hospitalizacije ali evidentnega
razloga npr. prvih 6 mesecev po MI lahko opravičujejo skopost
opisa.
4.1.3. V
primeru, da ni predložen zdravstveni karton, ali vložni list (evidenca
bolezni), je potrebno na predlogu jasno vpisati obliko in potek
zadnjega bolniškega staleža ter izdaje bolniških listov (npr.
1.9. do 10. 10. 98 polni stalež, 11. 10. do 19. 11. 98 SDČ 4ure).
4.1.4. Osebni
zdravnik naj predlaga predvideno dolžino odsotnost z dela še zlasti,
če se je z bolnikom že dogovoril za nek določen datum. Npr. Predlagam
podaljšanje polnega BS od 20. 11. do 10. 12. 98 zaradi poslabšanja
bolezni in težkih delovnih pogojev. Če vam je vseeno, potem se
boste zatekli v izjavo BS dalje, kar pušča ZK I. stopnje odločitev
na podlagi presoje predložene (skope) medicinske dokumentacije.
V primeru, ko vam je resnično vseeno za dolžino podaljšanja BS
ali celo menite, da bi ga bilo v krajšem času potrebno zaključiti,
predlagajte Podaljšanje BS po vaši presoji.
